Książka obiektu budowlanego – kiedy jest potrzebna i jak ją założyć

Książka obiektu budowlanego jest obowiązkowa dla większości budynków i obiektów budowlanych w Polsce (z wyłączeniem m.in. domów jednorodzinnych). Zakłada się ją najpóźniej w dniu rozpoczęcia użytkowania obiektu, a prowadzi przez cały okres eksploatacji. Dokument rejestruje przeglądy, naprawy, modernizacje i awarie – to “życiorys” budynku, który ma znaczenie prawne i praktyczne. Poniżej znajdziesz jasne wskazówki: kiedy musisz ją mieć, jak ją założyć i prowadzić oraz co zmieni cyfrowa wersja KOB.

Przeczytaj również: Jak uszczelniacze do kanalizacji zabezpieczają przed zmianami temperatur?

Kiedy książka obiektu budowlanego jest obowiązkowa

Prawo budowlane nakłada obowiązek prowadzenia KOB na właściciela lub zarządcę prawie każdego budynku i obiektu budowlanego, z wyjątkiem budynków mieszkalnych jednorodzinnych, obiektów budownictwa zagrodowego oraz niektórych tymczasowych obiektów budowlanych. W praktyce dotyczy to m.in. budynków wielorodzinnych, użyteczności publicznej, biurowców, hal, magazynów, obiektów sportowych i produkcyjnych.

Przeczytaj również: Jakie są najczęstsze wyzwania przy instalacji pomp ciepła?

Jeżeli zarządzasz wspólnotą mieszkaniową, budynkiem usługowym lub halą – KOB jest obligatoryjna. Brak książki lub nierzetelne prowadzenie może skutkować decyzją nadzoru budowlanego, mandatem, a w razie zdarzeń – problemami dowodowymi i wyższymi kosztami eksploatacji.

Przeczytaj również: Płyty gumowe EPDM a ich elastyczność – klucz do skutecznych uszczelnień

Termin założenia i odpowiedzialność właściciela/zarządcy

Książkę zakłada się najpóźniej w dniu oddania obiektu do użytkowania (albo niezwłocznie po przejęciu obiektu, jeżeli wcześniej jej nie prowadzono). Odpowiedzialność za założenie, kompletność i przechowywanie spoczywa na właścicielu lub zarządcy przez cały okres użytkowania. Przy zmianie zarządcy książka przechodzi wraz z dokumentacją obiektu – ciągłość zapisów nie może zostać przerwana.

W przypadku wypełnienia całego tomu tworzy się kolejny – strony muszą być ponumerowane, a ciąg wpisów zachowany. Do książki dołącza się oryginały lub kopie dokumentów, które stają się jej integralną częścią.

Forma książki: papier, wymagany układ i wzór

Tradycyjnie KOB prowadzi się w formie papierowej: format A4, trwałe wykonanie, ponumerowane strony, spis treści i układ zgodny z wzorem określonym w rozporządzeniu. Na rynku dostępne są gotowe egzemplarze (tzw. zeszyty KOB) zgodne ze wzorem – ułatwia to prawidłowe prowadzenie i kontrolę formalną dokumentu.

Książka składa się z części ogólnej (dane obiektu, właściciela, zarządcy), rejestru przeglądów okresowych, napraw i modernizacji, wpisów o awariach i ocenach technicznych, ewidencji protokołów oraz załączników. Każdy wpis musi zawierać datę, podstawę, zakres, wnioski i podpis osoby upoważnionej.

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB): co się zmieni

Od 2027 r. prowadzenie cyfrowej KOB ma stać się obowiązkowe. Już teraz możesz ją założyć na platformie c-kob.gunb.gov.pl, co usprawnia rejestrowanie przeglądów, załączanie dokumentów i udostępnianie danych serwisom technicznym lub nadzorowi. System porządkuje dokumenty, ogranicza ryzyko braków i automatyzuje część powiadomień.

W okresie przejściowym dopuszczalne jest prowadzenie wersji papierowej albo cyfrowej. Jeżeli zaczniesz cyfrowo wcześniej, unikniesz uciążliwej migracji danych w 2027 r. i zyskasz spójne archiwum zdarzeń technicznych obiektu.

Jak założyć książkę obiektu budowlanego krok po kroku

Założenie KOB jest proste, ale wymaga rzetelnego zebrania danych i dokumentów. Poniżej minimalny, praktyczny scenariusz działania:

• Wybierz formę: papier (zeszyt A4 zgodny ze wzorem) lub c-KOB na platformie GUNB.
• Wpisz dane identyfikujące obiekt: adres, kategoria obiektu, funkcja, rok budowy, decyzja o pozwoleniu na użytkowanie lub zgłoszeniu.
• Wprowadź dane właściciela/zarządcy oraz osób kontaktowych do spraw technicznych.
• Dołącz komplet dokumentów: projekt powykonawczy, decyzje administracyjne, protokoły odbiorów, instrukcję eksploatacji, książki gwarancyjne urządzeń.
• Utwórz harmonogram przeglądów: roczne, pięcioletnie, okresowe dla instalacji (gaz, komin, elektryka, wentylacja), dźwigi, urządzenia ppoż.
• Zacznij prowadzić wpisy od momentu użytkowania: każdy przegląd, naprawę, modernizację, awarię oraz zalecenia pokontrolne wraz z datą wykonania.

Co wpisujemy do KOB: zakres i dobre praktyki

Książka zawiera wszystkie zdarzenia istotne dla stanu technicznego i bezpieczeństwa: wyniki kontroli okresowych, opinie i ekspertyzy, naprawy, remonty, przebudowy, wymiany urządzeń, zdarzenia awaryjne, działania po zaleceniach (kiedy, co i kto wykonał), a także informacje o zmianie zarządcy.

Dobre praktyki: wpisuj fakty niezwłocznie po zdarzeniu, dołączaj protokoły i zdjęcia (w c-KOB), przypisuj odpowiedzialność za zalecenia, zamykaj wnioski konkretną datą wykonania. Dzięki temu KOB staje się narzędziem zarządzania, a nie zbiorem luźnych dokumentów.

Przeglądy i kontrole techniczne a KOB

Kontrole okresowe (roczne i pięcioletnie) oraz specjalistyczne przeglądy instalacji muszą znaleźć odzwierciedlenie w książce. Wpisy pozwalają planować budżety remontowe, zarządzać ryzykiem i dowodzić należytej staranności przed ubezpieczycielem lub organem nadzoru. Brak aktualnych wpisów często skutkuje kwestionowaniem ważności ochrony ubezpieczeniowej.

Przykład: po przeglądzie pięcioletnim inspektor zaleca wymianę fragmentu instalacji odgromowej. W KOB pojawia się wpis z zaleceniem, terminem realizacji i kolejnym wpisem potwierdzającym wykonanie prac oraz wynikiem kontroli po wykonaniu.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak załączników do wpisu – dołącz protokół i zdjęcia, aby wpis miał wartość dowodową.
• Wpisy zbiorcze raz na kilka miesięcy – wprowadzaj zdarzenia na bieżąco, z datą i podpisem.
• Niekompletne dane podmiotów – zawsze podawaj nazwę firmy, uprawnienia i numer protokołu.
• Brak ciągłości przy zmianie zarządcy – protokolarnie przekaż KOB wraz z dokumentacją.
• Pomijanie drobnych napraw – drobne interwencje również wpływają na historię techniczną obiektu.

Kto może prowadzić KOB i jak delegować zadania

Formalnie odpowiada właściciel lub zarządca, lecz prowadzenie można powierzyć osobie upoważnionej, np. specjaliście ds. technicznych, firmie administrującej lub inspektorowi. Kluczowe jest pisemne upoważnienie i jasny podział obowiązków: terminy przeglądów, wprowadzanie wpisów, kompletowanie załączników i raportowanie statusu zaleceń.

W obiektach większych warto wyznaczyć koordynatora KOB, który nadzoruje harmonogram, integruje raporty serwisów i odpowiada za zgodność z przepisami. W c-KOB przypisanie ról ułatwia kontrolę uprawnień i ścieżkę audytu.

Książka jako narzędzie bezpieczeństwa i oszczędności

Systematycznie prowadzona książka obiektu budowlanego zmniejsza ryzyko awarii i kosztownych napraw, ponieważ ułatwia planowanie działań prewencyjnych. Dla ubezpieczyciela jest dowodem rzetelnej eksploatacji, a dla nadzoru – potwierdzeniem spełniania obowiązków właściciela.

Przy sprzedaży lub najmie KOB zwiększa transparentność – nabywca szybciej oceni stan techniczny, a zarządca uniknie sporów o ukryte wady. To realna wartość, nie tylko wymóg formalny.

Jak możemy pomóc: założenie i prowadzenie książki na Śląsku

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu, uzupełnieniu lub digitalizacji dokumentacji, nasi inżynierowie zapewnią pełny serwis: audyt dokumentów, założenie KOB (papierowej lub cyfrowej), harmonogram przeglądów, koordynację wykonawców i cykliczne raporty. Sprawdź założenie książki obiektu budowlanego na Śląsku i skontaktuj się, aby umówić termin.

Działamy dla klientów indywidualnych i wspólnot mieszkaniowych, oferując nadzór budowlany, przeglądy, inwentaryzacje i doradztwo – tak, by Twoja KOB była kompletna i zgodna z przepisami od pierwszego dnia użytkowania.